Attribution de temps aux tâches de quart
La fonctionnalité « Tâches par quart de travail » vous permet d’ajouter des tâches spécifiques à un quart de travail planifié, aidant ainsi les employés à comprendre les attentes au-delà des simples heures de début et de fin.
Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez désormais attribuer une valeur numérique du temps (heures ou minutes) à chaque tâche de quart de travail.
Cela vous permet de :
- Définir clairement le temps à consacrer à chaque tâche
- Mieux planifier la charge de travail au cours d’un quart de travail
- Suivre et générer des rapports sur les efforts déployés au niveau des tâches dans l’ensemble de votre entreprise.
TCette fonctionnalité s’appuie sur les tâches de quart existantes et ne les remplace pas ;vous pouvez toujours utiliser des tâches sans heure si vous préférez.
Que sont les tâches par quarts de travail basées sur le temps ?
Auparavant, les tâches de quart étaient uniquement informatives. Par exemple :
- Faire l’inventaire
- Balayer les planchers
- Nettoyez le réfrigérateur
Désormais, chaque tâche peut inclure, en option, un délai cible, par exemple :
- Faire l’inventaire – 1.0 hr
- Balayer les planchers – 0.25 hr
- Nettoyez le réfrigérateur – 0.5 hr
Ces durées représentent l’ effort attendu pour cette tâche au cours du quart de travail.
Pourquoi attribuer du temps aux tâches de quart ?
Attribuer du temps aux tâches permet de :
Une meilleure planification
permet de s’assurer que la charge de travail totale assignée pendant un quart de travail est réaliste et correspond aux heures prévues.
Des attentes claires pour les employés :
le personnel sait non seulement ce qu’il doit faire, mais aussi combien de temps consacrer à chaque tâche.
Visibilité opérationnelle
Les responsables peuvent comprendre où le temps est réparti entre les différents rôles, départements ou sites.
Des rapports pertinents :
les données relatives au temps de travail sont directement intégrées aux rapports, ce qui vous permet d’analyser les efforts au-delà des heures de travail de base.
Comment le temps est utilisé
- Les valeurs de temps sont par quart de travail, et non globales.
- Des tâches peuvent toujours être ajoutées sans délai si nécessaire.
- Le temps consacré à la tâche n’a pas d’incidence sur les heures de paie.
- Le temps consacré aux tâches est utilisé à des fins de suivi, de planification et de rapport.
Considérez le temps consacré à une tâche comme un indicateur opérationnel, et non comme un calcul de rémunération.
Utilisation des durées de tâche par défaut avec les plages horaires et les modèles
Pour gagner du temps et garantir la cohérence, il est possible de définir des durées de tâche par défaut lors de l’utilisation des plages horaires et de modèles de quarts de travail.
Lorsqu’un quart de travail est créé à partir d’une plage horaire ou d’un modèle :
- Toutes les tâches incluses peuvent automatiquement comporter des valeurs de temps prédéfinies
- Les responsables n’ont pas besoin de saisir à nouveau les temps de tâche à chaque fois qu’un quart de travail est planifié.
- Les attentes relatives aux tâches restent les mêmes quel que soit le lieu, le département ou le rôle.
Pourquoi est-ce important ?
- Planification plus rapide – aucune saisie de données répétitive
- Cohérence – les mêmes tâches ont toujours la même durée prévue
- Une meilleure planification – la durée totale des tâches reste prévisible d’un quart de travail à l’autre.
Exemple
Un modèle de « quart de fin de journée » pourrait inclure :
- Conciliation de caisse – 0.5 hr
- Nettoyage des planchers – 0.75 hr
- Rapport de fin de journée – 0.25 hr
Lorsque ce modèle est appliqué, toutes les durées des tâches sont automatiquement ajoutées au quart de travail.
Les durées par défaut des tâches peuvent toujours être ajustées par quart de travail si nécessaire, ce qui vous offre une certaine flexibilité sans sacrifier la standardisation.
Rapport sur les heures de travail effectuées pendant le quart de travail
Une fois les quarts de travail avec des tâches planifiés ont été effectués, vous pouvez consulter le temps passé sur chaque tâche à l’aide du rapport intégré :
- Allez à RAPPORTS
- Allez à AFFICHER LE RAPPORT DE TÂCHE.
Ce rapport vous permet de :
- Voir le nombre total d’heures attribuées à chaque tâche
- Examiner l’effort consacré à une tâche par plage de dates
- Identifiez les tâches qui prennent le plus de temps.
- Comparer la charge de travail entre les équipes ou les quarts de travail
Ceci est particulièrement utile pour les revues opérationnelles, les ajustements de personnel et
les améliorations de processus.
Cas d’utilisation courants
- Commerce de détail : inventaires, tâches d’ouverture/fermeture du magasin
- Hôtellerie: vérification des chambres, préparation, nettoyage
- Secteur de la santé : tâches de documentation, passation de service
- Production : contrôles des équipements, inspections de sécurité
Bon à savoir
- Le temps consacré aux tâches est facultatif; utilisez-le lorsqu’il apporte une valeur ajoutée.
- Vous pouvez combiner des tâches planifiées et non planifiées au cours d’un même quart de travail.
- Les rapports reflètent le temps consacré à la tâche, et non les poinçons des employés.