Heures prévues vs heures réelles vs heures payées
Comprendre la différence entre les heures prévues, réelles et payées est essentiel pour garantir l’exactitude des rapports, la conformité et le traitement de la paie dans TimeWellScheduled.
Chacun remplit une fonction différente, mais ensemble, ils vous offrent une visibilité complète sur les performances de votre personnel.
Les heures prévues sont les heures que vous attribuez lors de l’élaboration d’un horaire.
Elles représentent :
- Les heures de début et de fin prévues
- Le coût de main-d’œuvre prévu
- La couverture budgétaire pour le département
Les heures prévues constituent votre plan.
Important :
Une fois qu’un quart de travail a commencé, les heures prévues ne peuvent plus être modifiées.
Cela garantit l’intégrité des rapports et empêche toute manipulation rétroactive des horaires.
Les heures réelles sont les heures que les employés enregistrent lorsqu’ils poinçonnent à leur arrivée et à leur départ.
Elles représentent :
- Le temps de travail réel
- La précision des présences
- Le calcul des heures supplémentaires
- Les écarts par rapport à l’horaire
Les heures réelles correspondent à la réalité.
Important :
Une fois que le quart de travail a commencé et que les poinçons ont débuté, les heures réelles ne peuvent plus être modifiées manuellement au niveau de la planification.
Cela permet de protéger l’intégrité du suivi du temps et de garantir l’exactitude de l’historique des audits.
Si des corrections sont nécessaires, elles doivent suivre le processus d’approbation de votre organisation.
Les heures payées sont les heures qui ont été finalisées et envoyées au service de paie.
Il s’agit du nombre :
- Vérifié par la direction
- AAjusté si nécessaire (heures supplémentaires approuvées, arrondis, corrections, etc.)
- Exporté vers votre prestataire de services de paie
Les heures payées constituent votre registre financier approuvé.
Contrairement aux heures prévues et réelles, les heures payées peuvent être modifiées pendant le processus d’approbation avant d’être envoyées au service de paie.
Pourquoi les données prévues et réelles ne peuvent pas être modifiées après le dédut du quart
TimeWellScheduled verrouille les heures prévues et réelles dès le début d’un quart de travail afin de garantir :
- L’intégrité des données
- La conformité
- La précision des rapports
- La clarté des pistes d’audit
Cela permet d’éviter :
- Les modifications rétroactives des horaires
- Les litiges concernant les heures initialement prévues
- Les incohérences dans les rapports sur la main-d’œuvre
Comment fonctionnent les horaires ouverts
Un horaire ouvert se produit lorsqu’un employé pointe alors qu’il n’a PAS de quart de travail prévu.
Il n’y a pas de quart prédéfini, mais :
- TimeWellScheduled crée tout de même un espace réservé pour le quart
- Il apparaît dans le planning pour le suivi de la couverture
- Il est inclus dans les totaux des rapports
Pourquoi est-ce important ?
Lorsque vous utilisez la fonction COPIER l’horaire:
Les quarts de travail ouverts sont copiés vers l’avant tout comme les quarts attribués.
Cela garantit :
- Les lacunes de couverture sont préservées
- La planification reste cohérente d’une semaine à l’autre.
- Que les services ne perdent pas accidentellement la main-d’œuvre nécessaire
OLes horaires ouverts sont essentiels pour maintenir des niveaux de dotation en personnel adéquats lors de la duplication des horaires.
Summary
| Type | Représente | Modifiable ? |
| Prévu | Ce qui était prévu | ❌ Verrouillé une fois le quart de travail commencé |
| Actuel | Ce qui a été réalisé | ❌ Verrouillé une fois le quart commencé |
| Paid | Qu’est-ce qui est approuvé pour la paie ? | ✅ Modifiable pendant l’approbation |