TimeWellScheduled enregistre trois valeurs de temps distinctes pour chaque quart de travail :

1. Temps prévu :
   Les heures initialement attribuées à l’employé.
2. Heure réelle :
   Les heures exactes d’entrée et de départ de l’employé.
3. Temps rémunéré :
   Les heures transmises au service de paie

Comprendre le fonctionnement de chacun — et pourquoi le temps rémunéré est traité différemment — est important pour l’exactitude, la conformité et le contrôle de la paie.

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Pourquoi les horaires prévus et les horaires réels ne peuvent pas être modifiés

Les poinçons programmés et effectifs sont intentionnellement verrouillés.
Cela protège l’intégrité des données et vous permet de répondre avec assurance lors des audits.

• • L’horaire prévu correspond à la tâche assignée par le responsable.
    Cela ne peut être modifié ultérieurement.
  • L’heure exacte correspond au moment où l’employé a poinçonné.
    Ce compte rendu est factuel et ne peut être modifié.

En conservant ces documents intacts, vous disposez toujours d’un enregistrement fiable des intentions (prévues) par rapport à la réalité (réelle).

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Comment nous calculons le temps rémunéré

Le temps rémunéré est la seule valeur qui peut varier, car il correspond au temps validé pour la paie.
Afin de protéger votre entreprise, TimeWellScheduled utilise par défaut le calcul le plus avantageux pour l’entreprise, sauf autorisation expresse d’un responsable.

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Exemple 1 : Poinçon tardif

• • Horaires prévus : 9h00–17h00
  • Horaires réels : 10h00–17h00
  • Payé : 10h00–17h00

L’employé était peut-être présent à 9h, mais comme il n’y a pas de poinçon à 9 h, nous ne le tenons pas pour acquis. Cela évite tout trop-perçu involontaire si un responsable ne remarque pas l’anomalie.

Exemple 2 : Poinçon précoce ou tardif

• • • Horaires prévus : 9h00–17h00
    • Horaires réels : 9h00–17h30
    • Payé : 9h00–17h00

Il arrive qu’un employé poinçonne en retard, involontairement, par exemple, à cause d’un problème de synchronisation du système.
Nous ne rémunérons pas automatiquement les heures supplémentaires, sauf confirmation et approbation d’un responsable.

Cela garantit que toute heure supplémentaire ou tout travail prolongé est intentionnellement approuvé et non accidentel.

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Pourquoi c’est important

Cette structure garantit :

✔ Exactitude de la paie
✔ Protection contre les trop-perçus
✔ Registres clairs et vérifiables
✔ Examen des exceptions par le responsable
✔ Équité et cohérence

Les responsables ont toujours la possibilité d’approuver les heures supplémentaires, mais aucun paiement supplémentaire n’est effectué sans confirmation explicite.