Réembauche d’un salarié (en utilisant son profil existant)
Si un employé a déjà travaillé pour vous et revient, vous ne devez pas créer un nouveau profil pour lui.
TimeWellScheduled conserve les données historiques liées à son profil original (horaires, poinçons, etc.), et son adresse courriel est unique — elle ne peut donc pas être réutilisée pour un second compte.
Vous devez simplement réactiver son profil existant.
Pourquoi cela se produit
Chaque adresse courriel d’employé ne peut exister qu’une seule fois dans le système.
Si vous tentez de créer un nouvel employé avec la même adresse courriel, vous verrez un message d’erreur comme :
« Le courriel existe déjà »
Cela signifie que l’employé possède déjà un profil dans votre système (même s’il n’est plus actif).
Approche recommandée (meilleure pratique)
Étape 1 : Trouver l’employé existant
- Allez dans EMPLOYÉS
- Décochez le statut ACTIF et cochez les autres statuts
- Recherchez le nom de l’employé
- Cliquez sur MODIFIER dans le dossier de l’employé
- Remettez son statut à ACTIF
- Cliquez sur ENREGISTRER
C’est tout — il est prêt à être planifié et à utiliser l’application de nouveau.
Exemple concret
Supposons que :
- Sarah a travaillé pour vous à l’été 2023
- Elle est partie en septembre et a été marquée comme INACTIVE
- Elle revient pour l’été 2026
Au lieu de créer un nouvel employé :
- Recherchez Sarah
- Ouvrez son profil existant
- Changez son statut à ACTIF
Maintenant :
- Elle conserve son historique
- Son courriel fonctionne de nouveau
- Aucun doublon n’est créé
Et si vous ne voulez pas réutiliser l’ancien profil ?
Dans de rares cas, vous pourriez vouloir repartir à zéro (par exemple, si l’ancien profil a été mal configuré).
Option :
- Ouvrez le dossier de l’ancien employé
- Modifiez l’adresse courriel (ex. : old-sarah@noemail.com)
- Cliquez sur ENREGISTRER
- Créez un nouvel employé avec la bonne adresse courriel
⚠️ Note : Cela séparera les données passées et actuelles.
Processus recommandé pour les statuts
Lorsqu’un employé quitte, nous recommandons :
- Décocher ACTIF
- Attribuer un statut comme :
- INACTIF
- SAISONNIER
- TERMINÉ
Cela permet de conserver le profil pour une réactivation future.