Général

TimeWellScheduled est une solution en ligne de gestion du temps et des présences. Cela signifie que vous n’avez besoin de rien d’autre que d’un navigateur Web (nous recommandons Firefox pour la fonction hors ligne) pour tout faire avec TimeWellScheduled.
Il vous suffit de visiter le site Web qui vous a été envoyé par courriel, lorsque vous vous êtes inscrit et entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe.

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Comment cela fonctionne

Le fonctionnement général du programme est

  1. Créer un Horaire

  2. Les employés poinçonnent leur Entrée/Sortie selon leur Horaire

  3. Gestionnaire/Ressources humaines approuvent la carte de pointage

  4. Ressources humaines exporte les données à la paie

Il y a des fonctionnalités supplémentaires telles que la planification d’absence, de la disponibilité, le suivi de projet qui peut être utilisé en plus de celle de base.

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Comment faire pour poinçonner?

D’abord, vous devez créer un calendrier, puis utilisez l’un des quatre boutons (expliqué ci-dessous).

À quoi servent les boutons?

Entrée/Sortie —Une fois un horaire créé, utilisez le bouton entrée lorsque votre quart commence, et sortie lorsque le quart est terminé.

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Repas/Pause —Une fois qu’un quart est commencé, utilisez ces touches lorsque vous prenez ou revenez d’un repas ou pause. Ces actions ne sont pas nécessaires, mais si vous déduisez le temps pour le repas de la paie, il est recommandé que les employés poinçonnent le Repas. S’ils ne le font pas, alors vous aurez besoin de soustraire manuellement le repas de chaque carte de pointage.

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Connexion tableau de bord – Ce bouton est utilisé pour accéder à toutes les autres fonctions au sein du site tel que, planification des horaires, les cartes de pointage et la paie.

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J’ai besoin d’aide

Si vous êtes coincé, utilisez notre aide en ligne (bouton Aidez-moi dans le menu une fois que vous connectez) il contient des vidéos et des aides comment faire sur les problèmes et les questions les plus courantes.

J’ai besoin de PLUS d’aide

Écrivez-nous à [email protected] où notre équipe sera mesure de vous aider rapidement avec toutes vos questions.

Créez vos départements

  • Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE.

  • Cliquez sur le lien GÉRER MES DÉPARTEMENTS (en haut à droite).

  • Ajoutez autant de départements que nécessaire, en leur donnant un nom et un code de service. Nous vous suggérons de leur donner une couleur aussi, comme c’est utilisé sur l’écran d’horaire pour les quarts fractionnés afin de reconnaître rapidement les différents départements.

  • Si vous faites une erreur, mettez en surbrillance la ligne et sélectionnez Modifier

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Créé vos rôles

Les rôles sont utilisés pour alerter, alors quand un employé a besoin de temps libre, ou est en retard, quiconque dans le rôle à qui ils se rapportent reçoivent aussi un message. Par défaut, nous avons créé des rôles communs, mais si vous avez besoin d’ajouter plus :

  • Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE.

  • Cliquez sur GÉRER LES RÔLES (en haut à droite).

  • Cliquez sur AJOUTER UN NOUVEAU RÔLE

  • Complétez les champs suivants:

    • Nom correspond au nom du rôle
    • Niveau est utilisé pour une hiérarchie, donc nous savons qu’au sommet c’est le propriétaire d’une entreprise, puis les gestionnaires, etc.
    • Les alertes peuvent être utilisés afin que les employés d’un rôle qui est au-dessus ou en dessous soient avisés dans l’écran de planification (facultatif)
    • Notification secondaire permet à quelqu’un dans un autre rôle d’être alerté lorsque des alertes normales parviennent ce rôle. Cela est principalement utilisé lorsque les propriétaires ou gestionnaires d’entreprises veulent être alerté quand quelqu’un 2-3 rôles inférieurs faits quelque chose

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Ajouter vos employés

  • Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE.

  • Cliquez sur le lien GÉRER MES EMPLOYÉS

  • Pour ajouter un employé, cliquer, AJOUTER UN EMPLOYÉ

  • Pour modifier un employé, placez la ligne en surbrillance et sélectionnez MODIFIER

  • Lorsque vous ajoutez un employé, certains points importants:

    • Choisissez le département principal de l’employé

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    • Choisissez tous les départements que cet employé peut travailler

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    • Si l’employé est un superviseur qui doit gérer des cartes de pointage, changer leur sécurité à superviseur ou gestionnaire

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    •  

      puis cliquez Oui ils sont superviseur et choisissez les services qu’ils supervisent

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    • Définir quel est son rôle

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      • Choisir son type d’horaire

        1. À l’horaire et doit poinçonner ses entrées et sorties – c’est votre employé standard, vous créez un horaire et il poinçonne sur la base de cet horaire. Les jours où il n’a pas d’horaire, vous pouvez activer l’option pour permettre un horaire ouvert, voyez ci-dessous pour un aperçu comment cela fonctionne

        2. À l’horaire et ne doit pas poinçonner ses entrées et sorties – c’est généralement un directeur, vous voulez montrer leur calendrier afin que chacun sache où ils se trouvent, mais ils n’ont pas besoin de poinçonner.

        3. N’EST PAS à l’horaire et ne doit PAS être vérifié. – à utiliser pour les propriétaires d’entreprise ou quelqu’un qui peux accéder au site, mais n’a pas besoin d’être dans l’écran des horaires

        4. N’EST PAS à l’horaire et peut entrer et sortir n’importe quand – à utiliser pour les employés qui n’ont pas d’horaire. Venez prendre note que, parce que nous ne savons pas combien de temps ils vont travailler, nous ne pouvons pas mettre de restrictions sur le nombre de pauses/repas, qu’ils sont autorisés. Et ils ne peuvent travailler que dans leur département principal, parce que lorsque les employés poinçonnent , nous vérifions l’horaire pour savoir quel département – puisqu’il n’y a aucun horaire, cela doit toujours être leur principal

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Créez votre horaire

  • Cliquez sur le lien PLANIFICATION DE L’HORAIRE

  • Choisissez le département que vous souhaitez planifier

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  • L’écran va charger tous les employés qui peuvent travailler dans ce département

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  • Certaines sections clés:

    screenshot-at-nov-15-11-08-54– Filtre l’affichage à la semaine respective

  • screenshot-at-oct-19-16-12-21 – cela vous permet de copier un département entier ou un employé d’une période de temps à une autre
    screenshot-at-oct-19-16-14-43 – imprimer l’horaire.
    screenshot-at-nov-15-11-09-32  – lorsque vous publiez, vos employés peuvent alors voir l’horaire lorsqu’ils se connectent
  • screenshot-at-oct-19-16-19-18 – utiliser pour gérer les valeurs budget, les valeurs d’affichage, la validation, le tri et gérer modèles de la semaine
  • Il y a cinq façons de faire un horaire:

    • Manuelle — ajouter les périodes fréquemment utilisées telles que «9AM-5PM» dans la section Glisser-déposer. Ensuite, il suffit de sélectionner une période et de la glisser dans la case désirer la sauvegarde est automatique.

    • screenshot-at-oct-19-16-24-03cliquez sur l’icône, et complétez les détails

    • Gabarits de durée de quart – Un gabarit de durée de quart est, un horaire d’un jour prédéfini dont vous avez donné un nom réaliste, comme ‘quarts matin’ vous définissez comme 7 heures-15 heures. Les gabarits de quart sont configurés dans le bouton Paramètres et peuvent être ajoutés en appuyant sur le + bleu dans chaque journée de l’horaire

    • o Gabarits de la semaine – Un gabarit de semaine est comme un gabarit de durée de quart, mais définit toute une semaine. Donc ‘quarts matin Jour LV’peut être défini comme LMMJV 9 heures-17 heures. Les gabarits sont configurés dans le bouton Paramètres et peuvent être ajoutés lorsque vous appuyez sur à-côté du nom des employés du + bleu. Si la semaine est débutée, vous ne pouvez pas ajouter un gabarit de semaine.

    • screenshot-at-oct-19-16-25-25cela vous permet de copier l’horaire d’un département entier d’une période de temps à l’autre. Donc, si vous avez configuré les 2 dernières semaines, vous pouvez recréer cela en seulement quelques clics.

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Approuver vos cartes de pointage

  • Cliquez sur le lien ‘FEUILLE DE TEMPS & LA PAIE’
  • Cliquez sur le lien ‘EXAMINER, METTRE À JOUR ET APPROUVER FICHES DE TEMPS’ (en haut à gauche)
  • Lorsque vous affichez les feuilles de temps, seules les feuilles de temps non approuvées afficheront. Une feuille de temps doit être approuvée si l’employé n’a PAS poinçonné à l’intérieur des délais de grâce. Notre système calculera la moindre quantité de temps pour l’employé.
  • Seulement les feuilles de temps approuvées seront affichées dans les rapports de paie et exportées vers la paie.
  • Exemple de carte de temps approuver :screenshot-at-nov-15-11-12-41
  • Exemple de carte de temps non approuvé:

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  • Icône Alerte – montre les avertissements qui nécessitent votre attention
  • Icône Modifiée – utilisé pour modifier la feuille de temps:
    • Prévu à l’horaire – c’est le nombre d’heures qui devraient être versées
    • Actuel – voici ce qui s’est réellement passé
    • Payé – c’est ici que vous pouvez modifier, cliquez sur l’icône Modifier pour faire les changements au total des heures correspondent au nombre final que vous souhaitez payer a l’employé. Vous pouvez également ajouter des repas et des pauses au besoin ici aussi.
    • Approuver et fermer – lorsque vous avez terminé, cliquez sur cette option pour enregistrer vos modifications et approuver la feuille de temps

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Exporter à la paie

  • Cliquez sur le lien ‘FEUILLE DE TEMPS & LA PAIE’
  • Cliquez sur le lien ‘Rapport pour les heures et quarts de travail’ (en haut à droite)
  • Compléter la plage de date, les départements et les employés désirés.
  • Cliquez sur le bouton VISIONNER LE RAPPORT
  • Vous pouvez maintenant imprimer le rapport ou utiliser le lien EXPORTER VERS (en haut à droite) pour exporter vers votre système de paie

 

Autres fonctionnalités

Messages

Permets d’envoyer/recevoir des messages au sein du système. Les alertes comme des demandes d’absence ou les retards les employés sont envoyés ici. Tous les messages sont envoyés par courrier électronique (et bientôt voix/SMS) et leur lecture doit être confirmée lue dans le système, de sorte que vous sachiez qu’ils ont été lus.

Absences

Ici vos employés peuvent demander des congés. Toutes les demandes sont en attente lorsqu’ajoutées, jusqu’à leur approbation par leur gestionnaire. Les demandes approuvées et en attente apparaissent sur la page de planification horaire afin que vous n’oubliiez pas qu’ils sont indisponibles.

Disponibilité

Ici,les employés peuvent entrer les périodes où ils sont ou ne sont pas disponibles. Tout comme les absences, ils doivent être approuvés et apparaîtront dans l’écran de programmation. Par contre ces demandes n’apparaissent pas dans les rapports d’absence.

Périodes de Grâce

Si vous souhaitez modifier les périodes de grâce autour de chaque touche (c’est la quantité de temps qu’un employé peut Poinçonner sans générer un avertissement) vous faites ceci soit :

  • Dans GÉRER MES DÉPARTEMENTS. Si lors de la création de votre entreprise vous avez choisi à la question (Vos périodes de grâce pour la longueur des repas/pause est basées sur) de fonctionner par département
    dans GERER LES QUARTS DE TRAVAIL.
  • Si lors de la création de votre entreprise vous avez choisi à la question (Vos périodes de grâce pour la longueur des repas/pause est basées sur) de fonctionner avec Longueur des quarts de travail

Configuration de la paie

  • Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE
  • Cliquez sur le lien GÉRER LA PAIE, MES QUARTS DE TRAVAIL ET LES RÈGLES DE TRAVAIL (en haut à gauche)
  • La première option est de sélectionner le système de paie que vous utilisez. Certain, comme Ceridian vous oblige à entrer une valeur unique pour votre entreprise

Mon essai est presque terminé … et maintenant?

5 jours avant la fin de votre essai, vous verrez un message sur votre tableau de bord pour enregistrer les informations de votre carte de crédit. Une fois que vous avez entré les détails, le message disparaîtra et vous continuez sans interruption. Si vous ne saisissez pas les détails de votre carte de crédit, l’essai s’arrêtera et vous ne pourrez plus accéder au site.

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